La facturation électronique, familièrement appelée « e-facture », élimine complètement l’utilisation de papier à toutes les étapes de sa création, de son envoi, de sa réception et de son intégration, grâce à sa dématérialisation totale. Cette évolution majeure dans la gestion des transactions financières simplifie grandement l’intégration dans les systèmes comptables des professionnels ! Opter pour la facturation électronique signifie dire au revoir au papier et accueillir avec enthousiasme la simplicité de la numérisation des tâches comptables.
1 – Les multiples défis futurs de la facturation numérique
Déjà présente en France depuis trois décennies, la facturation électronique voit aujourd’hui l’introduction de nouvelles exigences par l’administration, marquant ainsi la dernière phase du projet. Cette transition majeure pose de nombreux défis à relever.
Dans un contexte où la responsabilité environnementale est devenue primordiale, la réduction significative de notre empreinte écologique en réduisant l’utilisation du papier est essentielle. De plus, notre objectif est d’accélérer les transactions tout en minimisant les risques d’erreurs, ce qui favorise une gestion financière plus efficace. Cette transition facilite également l’intégration des factures dans les systèmes comptables des entreprises.
Un autre défi imposé par la facturation électronique obligatoire réside dans l’optimisation du processus de paiement des factures, notamment pour les petites entreprises, dont la trésorerie est souvent affectée par des problèmes de facturation.
L’une des principales motivations derrière cette initiative est l’objectif clairement établi par l’État de garantir la collecte totale de la TVA et de détecter les comportements frauduleux grâce à cette obligation de dématérialisation. Il est essentiel de souligner que la fraude sociale à la TVA est estimée entre 10 et 20 milliards d’euros par an en France. Le gouvernement français cherche à prendre des mesures pour réduire ces pertes considérables.
2 – Les avantages de la génération électronique de factures
En plus de respecter les exigences légales et de se conformer à la réglementation, l’adoption de la facturation électronique offre de nombreux avantages. Parmi eux :
- Garantir la sécurité du processus de facturation tout en simplifiant la production des déclarations de TVA grâce au pré-remplissage.
La facturation électronique améliore la traçabilité grâce à des mécanismes automatisés qui assurent la fiabilité et l’authenticité des factures, réduisant ainsi les risques d’erreurs humaines. L’automatisation renforce la sécurité et la fiabilité du processus, y compris en ce qui concerne le stockage des données.
- Diminution des coûts associés à la gestion administrative des factures.
La transition vers la dématérialisation des factures représente un avantage financier considérable, réduisant les frais de traitement d’une facture papier de 10 à 20 euros à seulement 5 euros pour une facture électronique. Cette évolution permet d’éliminer complètement les dépenses liées au papier, à l’impression, à l’envoi postal et au stockage, ce qui génère des économies administratives substantielles, estimées entre 50% et 75% sur le coût total de traitement.
- Minimisation des délais de paiement et des erreurs.
Grâce à la facturation électronique, la productivité augmente de 30% grâce à l’automatisation des processus, entraînant une réduction des délais de traitement de 70%, selon Gestion & Stratégies. Cela se traduit par un règlement plus rapide des fournisseurs, une résolution efficace des litiges, une optimisation des délais de paiement pouvant aller jusqu’à 12%, et libère du temps pour les collaborateurs, avec une réduction estimée à 75% du temps de traitement.
- Renforcement des liens entre les clients et les fournisseurs.
Cette transition simplifie les échanges entre les clients et les fournisseurs en éliminant les contraintes liées aux délais d’envoi et à la perte de documents. De plus, elle facilite la transmission des informations entre les services, offre une traçabilité pour suivre l’état de traitement des factures, réduit les litiges entre clients et fournisseurs, et optimise les délais de règlement.
3 – Quelles sont les étapes pour mettre en œuvre cette transition ? Quelles solutions choisir ? Comment se préparer à ce changement ?
L’obligation de facturation électronique entraîne une transformation majeure dans les processus d’achats, de ventes et de comptabilité des entreprises. Bien que les données nécessaires puissent déjà être disponibles, elles ne sont pas toujours structurées de manière optimale dans les flux de données et les systèmes d’information existants. Toutefois, il sera essentiel de les organiser pour pouvoir émettre les factures.
L’étendue des changements à mettre en place dépendra de divers facteurs tels que la taille de l’entreprise, son secteur d’activité, ainsi que les processus et les outils internes déjà en place. Par conséquent, la transition vers la dématérialisation des processus d’achat et de vente représente un défi crucial pour les directions financières dans les années à venir.
Voici les démarches à entreprendre pour aborder efficacement cette transition :
- Effectuer une évaluation approfondie du système d’information
Il est crucial d’examiner de manière détaillée tous les processus et modules impactés par les changements, ainsi que d’analyser comment les factures sont actuellement gérées.
- Procéder à la mise à jour des bases de données
Il est impératif de mettre à jour les fichiers clients et fournisseurs en associant chaque entité à son numéro SIRET. Les plateformes de dématérialisation utilisent en effet le numéro SIRET pour identifier les entreprises impliquées dans chaque transaction. Sans cette association correcte, les factures risquent d’être bloquées.
- Garantir la conformité de vos factures
Selon les directives de la Direction Générale des Finances Publiques, l’adoption de la facturation électronique entraîne une extension de la liste des informations requises sur les factures émises. Lorsque l’obligation d’émettre des factures électroniques sera en vigueur, il sera impératif que ces documents respectent intégralement ces nouvelles exigences, faute de quoi ils risquent d’être bloqués. Pour mettre à jour votre modèle de facture, veuillez consulter les mentions obligatoires sur : www.economie.gouv.fr/entreprises/factures-mentions-obligatoires
- Opter pour une solution de gestion numérique
Les tests de compatibilité sont prévus pour 2025. Certains choix techniques établis par l’État seront communiqués dans les prochaines semaines et mois à venir. Pendant cette période, il est crucial de vérifier que votre solution de gestion est en accord avec les processus suivants : E-invoicing* entrant, E-invoicing* sortant et E-reporting**. Prenez le temps de discuter avec votre fournisseur de logiciel comptable afin qu’il vous accompagne dans la mise en œuvre de ces exigences de conformité.
4 – La législation et le calendrier de mise en œuvre
À la suite de l’échéance récemment fixée par le projet de loi de Finances 2024 et de l’amendement gouvernemental du 17 octobre 2023, la mise en œuvre progressive de la réforme sur la facturation électronique obligatoire (e-invoicing) est prévue.
D’ici septembre 2026, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques. À partir de cette date, les ETI et grandes entreprises seront tenues d’émettre des factures électroniques. En septembre 2027, ce sera au tour des PME et TPE de se conformer à l’obligation d’émettre des factures dématérialisées.
5 – Les actions préconisées à prendre dès à présent pour anticiper cette obligation légale
La transition vers la facturation électronique requiert une entente préalable avec les clients ou les fournisseurs.
Pour démarrer la mise en place de la facturation électronique, nous vous recommandons dès à présent de :
- Identifier les clients et fournisseurs susceptibles d’adopter la dématérialisation fiscale ;
- Développer des initiatives d’accompagnement ;
- Assurer une communication transparente sur les informations et les procédures à suivre.
Par la suite, il est crucial de sélectionner une plateforme d’échange certifiée et intégrée, assurant la validation fiscale des factures. Cette démarche englobe la consolidation des données fiscales à transmettre à la DGFIP, l’identification de la plateforme du destinataire, l’envoi de la facture après validation, ainsi que la notification de l’achèvement des opérations à chaque partie. Pour maintenir la conformité légale, les entreprises envisageant la transition vers la facturation électronique doivent impérativement opter pour un logiciel sur mesure.
Dans cette optique, JLP SYSTEMES se présente comme un partenaire indispensable en fournissant des logiciels dotés de fonctionnalités essentielles pour accompagner les entreprises dans leur conformité à cette future obligation légale de dématérialisation des factures. Ces solutions logicielles facilitent la génération automatique de factures électroniques et proposent également des fonctionnalités de gestion commerciale, comptable, de gestion des stocks et de trésorerie.
.|22/02/2024
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